Privacy en gegevensbeheer

Blue Flower

Versie 3 april 2019

Per 25 mei 2018 is de Europese wet AVG in werking getreden. Ook VVV moet zich hieraan houden. In dit document geven we antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens bij VVV.

Wat zijn persoonsgegevens?

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, leeftijd. Ook foto- of video-/filmmateriaal kan onder persoonsgegevens vallen.

Als een of meer van deze gegevens naar de persoon herleid kunnen worden is sprake van persoonsgegevens. Dat kan bijv. al door een combinatie van geboortedatum en voornamen. De nieuwe wet legt (meer) verplichtingen op om hier heel zorgvuldig mee om te gaan.

Van wie verwerkt VVV persoonsgegevens?
  • Leden van VVV (senioren en junioren)
  • Ouders van jeugdleden
  • Oud-leden
  • Eventuele nieuwe leden
  • Vrijwilligers van VVV die geen lid zijn
  • Personen of organisaties met wie VVV een contract of een bepaalde zakelijke relatie heeft


Aanleveren en wijzigen van persoonsgegevens; inzage in gegevens


In het algemeen worden de persoonsgegevens via het inschrijfformulier op de website aangeleverd. Wijzigingen in persoonsgegevens dienen door de leden gemeld te worden via het mail adres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Voor ontvangst van bepaalde communicatievoorzieningen kun je je ook uitschrijven, bijv. als je geen nieuwsbrief van VVV wilt ontvangen. Ook voor berichtgeving van andere tafeltennis gerelateerde organisaties kun je je afmelden. VVV geeft dit dan zo nodig door. Door je te melden bij de ledenadministratie kun je je gegevens inzien en zo nodig laten bewerken.

Waarvoor verwerkt VVV persoonsgegevens?

Voor het lidmaatschap van of een andersoortige relatie met VVV heeft VVV persoonsgegevens nodig voor onder andere:

  • De gebruikelijke basisgegevens voor het lidmaatschap (incl. gegevens die nodig zijn voor de vaststelling van het (samengestelde) contributiebedrag)
  • Algemene communicatie (bijv. uitnodiging Algemene Ledenvergadering) en specifieke communicatie (bijv. competitieschema, teamindeling)
  • Het kunnen aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag voor leden die met jeugdleden werken
  • Mogelijkheden/wensen t.a.v. deelname aan vrijwilligerswerk binnen VVV
  • Algemene zaken zoals jaarverslag, statistische analyses, e.d.. In dat geval zijn de persoonsgegevens geanonimiseerd en niet herleidbaar naar een persoon


Voor het goed functioneren van onze vereniging TTV VVV willen wij je tevens graag kunnen informeren over de vereniging, sportactiviteiten, gezelligheidsbijeenkomsten en vergelijkbare evenementen. Ook willen we speelschema’s, wedstrijduitslagen, teamsamenstellingen kunnen delen en soms ook foto’s en filmpjes waar je op kunt staan kunnen plaatsen op de interne media van TTV VVV, de website en/of evt. in de lokale pers. 

Door lid te worden/zijn van TTV VVV geef je TTV VVV toestemming je persoonsgegevens voor bovenstaande zaken te gebruiken.

Een lidmaatschap bij TTV VVV betekent automatisch een lidmaatschap bij de NTTB. Een lidmaatschap bij de UBT wordt aangevraagd zodra je UBT competitie gaat spelen; dat kan alleen onder voorwaarde van delen van jouw persoonlijke gegevens noodzakelijk voor de organisatie.

Door lid te worden van TTV VVV geef je TTV VVV toestemming je naam, (e-mail) adresgegevens en telefoonnummer beschikbaar te stellen voor NTTB- (respectievelijk UBT-activiteiten) maar met publicatie rechten voor de organisaties. Hierdoor kun je competitie spelen en worden persoonlijke gegevens en resultaten gepubliceerd. Het is aan de organisaties in hoeverre hiervan iets gepubliceerd wordt; TTV VVV staat daarbuiten.  

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De ledenadministratie van VVV verwerkt de persoonsgegevens van alle personen die bij VVV zijn betrokken. Hiervoor gebruikt VVV een eigen administratiesysteem. Van degenen die competitie spelen worden enkele basisgegevens opgegeven aan de NTTB en/of UBT. Bij de verwerking van de gegevens is VVV gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Verwerkt VVV ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, zoals bijv. over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etniciteit, ras, geloof. VVV verwerkt deze gegevens alleen als dat moet op basis van de wet of met jouw toestemming. In uitzonderingsgevallen kan het nuttig zijn, bijv. gezondheidsgegevens i.v.m. risico’s bij de sportbeoefening of andere VVV-activiteiten.

Gebruik gegevens bij overige tafeltennisorganisaties

Medewerkers van organisaties buiten VVV, zoals NTTB en UBT, krijgen alleen de beschikking over de persoonsgegevens voor zover hun functie dat vereist. Andere (bijv. toernooi organiserende) tafeltennisclubs mogen ook alleen de gegevens opvragen/gebruiken die voor dat specifieke evenement nodig zijn.

Uitwisseling persoonsgegevens binnen en buiten VVV

VVV ziet er op toe dat onderdelen van de organisatie voor praktisch gebruik alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens krijgen. Coaches hebben bijv. de namen, telefoonnummers, mailadressen en bondsnummers van hun teamleden nodig. In dit voorbeeld mogen de coaches deze gegevens (zonder toestemming van de teamleden) niet voor andere doeleinden gebruiken dan voor de competitie of toernooideelname en ook niet langer dan noodzakelijk bewaren. Zo hebben diverse onderdelen van de organisatie toegang tot een beperkt aantal persoonsgegevens van een beperkt aantal personen uitsluitend voor praktisch gebruik. Maar bovenal hebben medewerkers zoals ieder ander lid van de vereniging de verplichting zorgvuldig (lees AVG-proof) om te gaan.

Hoe gaat VVV met mijn persoonsgegevens om?

Persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk voor normaal gebruik binnen VVV of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Alleen de ledenadministratie en het Bestuur heeft toegang tot alle gegevens. Voor het bewaren van persoonsgegevens wordt uiteraard de geldende wet- en regelgeving gevolgd. Na uitschrijving van het lidmaatschap worden persoonsgegevens beperkt bewaard voor statistische doeleinden en contactgegevens om oud-leden te kunnen benaderen voor bijv. een reünie of jubileum van VVV.

Wijzigingen privacybeleid

VVV behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Op de website staat aangegeven wanneer de laatste aanpassing heeft plaatsgevonden.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Heb je een vraag over privacy of gegevensbeheer binnen VVV of ben je van mening dat je gegevens (onbedoeld) ongewenst of ongepast worden gebruikt neem dan ajb contact op met de ledenadministratie via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en dan nemen we contact met je op.

 

 

                      

Inschrijven Nieuwsbrief

Kalender

okt
27

15:00 - 18:00

nov
2

16:00 - 23:00

nov
30

16:00 - 23:00

Twitter

tafeltennis
tafeltennis De meest voorkomende sportblessures bij tafeltennis op een rijtje. buff.ly/32MxbMV pic.twitter.com/jpb06HxIvq
10:39AM Oct 22
ittfworld
ittfworld Gaston Alto tagged Horacio Cifuentes! Now you tag your favourite Doubles partner! #ITTFChallenge #2019PolishOpen pic.twitter.com/LfZd1n4sjk
09:12AM Oct 22
ittfworld
ittfworld WHAT A FIERY BATTLE THIS WAS!! Recap Zhu Yuling Feng Tianwei at the Uncle Pop 2019 Women's #ITTFWorldCup ! pic.twitter.com/7LXLuLkt9W
05:00AM Oct 22
tafeltennis
tafeltennis 200 spelers uit 35 landen spelen van 1 tot en met 3 november de Dutch Para Open in Stadskanaal! We zoeken enthousiaste vrijwilligers die ons kunnen helpen het gave evenement mede mogelijk te maken. We zoeken onder meer ballenrapers, chauffeurs en opbouwers buff.ly/2p2VA1o pic.twitter.com/DrBb2dHkQ4
06:29PM Oct 21